Automatisierung in der Vermögensverwaltung: Compliance in Unternehmen vereinfachen

Viele Führungskräfte in der Vermögensverwaltung stehen vor wachsenden Compliance-Anforderungen, insbesondere der ständigen Notwendigkeit, Kundendaten zu schützen, sowie dem Druck, höhere Renditen zu erzielen. Zudem wird von ihnen erwartet, bei täglichen Aufgaben wie der Portfolio-Performance, Kundenbindung und maßgeschneiderter Anlageberatung stets herausragende Leistungen zu erbringen.

Diese Herausforderungen wirken bereits überwältigend, insbesondere da veraltete Prozesse den ständig wachsenden und sich verändernden Kundenerwartungen nicht gerecht werden. Stellen Sie sich ein Vermögensverwaltungsunternehmen vor, das mit veralteten, papierbasierten Abläufen kämpft. Manuelle Prozesse verzögern das Kunden-Onboarding und bergen das Risiko von Datenschutzverletzungen durch unzureichende Handhabung von Dokumenten.

Dank der zunehmenden Automatisierung im Finanzsektor werden diese Herausforderungen immer mehr vereinfacht, wodurch Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt besser bestehen können. Durch die Optimierung der Arbeitsabläufe von Vermögensverwaltern hilft die Automatisierung nicht nur bei der Vorbereitung auf Audits, sondern verbessert auch die Datensicherheit durch digitale Speicherung und ermöglicht einen erstklassigen und personalisierten Kundenservice.

In diesem Artikel befassen wir uns mit der Automatisierung in der Vermögensverwaltung, dem Unterschied, den sie bewirken kann, und stellen sechs Schritte zur Implementierung einer solchen Automatisierung vor.

Wie sieht Automatisierung in der Vermögensverwaltung aus?

Die Automatisierung in der Vermögensverwaltung setzt Technologien ein, um Routineaufgaben zu erledigen und Daten effizient zu verwalten. Hierbei kommen Tools wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen zum Einsatz. Diese Technologien ermöglichen es Unternehmen, Ressourcen optimal zu nutzen, fundierte Entscheidungen zu treffen und schnell auf die Bedürfnisse der Kunden zu reagieren.

Diese intelligente Automatisierung reicht von einfachen regelbasierten Aktionen wie dem Ausfüllen von Formularen bis hin zu fortschrittlichen KI-Algorithmen, die prädiktive Analysen für das Portfolio-Management bereitstellen. Ein Vermögensverwaltungsunternehmen könnte beispielsweise KI-gestützte CRM-Software nutzen, um Kunden automatisch zu kategorisieren und deren Daten aus Onboarding-Formularen zu validieren. Automatisierungstechnologien identifizieren potenzielle Lücken und Compliance-Probleme in Echtzeit, sodass Berater ihre Zeit auf den Beziehungsaufbau konzentrieren können, während die Software sie benachrichtigt, fehlende Dokumente zu überprüfen oder Dateneingabefehler zu korrigieren.

Die Automatisierung ermöglicht es Vermögensverwaltern, sich auf maßgeschneiderte Anlageberatung und den Aufbau von Kundenbeziehungen zu konzentrieren, während manuelle Fehler deutlich reduziert werden. Durch die Automatisierung von Routineprozessen können sie den sich kontinuierlich ändernden Anforderungen ihrer Kunden besser gerecht werden.

Warum ist Automatisierung für die Compliance in der Vermögensverwaltung unerlässlich?

Manuelle Compliance-Prozesse sind langsam und fehleranfällig, was das regulatorische Risiko erhöht und die Kundenbetreuung verzögert. Die Automatisierung löst diese Probleme, indem sie Vermögensverwaltungsunternehmen unterstützt, die Vertriebspipeline effizient zu verwalten, Fristen einzuhalten und eine nahtlose Customer Experience zu bieten.

Die Modernisierung der Compliance-Workflows kann insbesondere für Relationship Manager (RMs) einen entscheidenden Wendepunkt darstellen. Laut McKinsey verbringen Relationship Manager 60 % bis 70 % ihrer Zeit mit nicht umsatzgenerierenden Aktivitäten, die auf veraltete Systeme, Tabellen und zunehmend komplexere Compliance-Verpflichtungen zurückzuführen sind. Angesichts der zunehmenden Erwartung der Kunden an eine stärkere Fernbetreuung und digitalen Zugang ist es klar, dass diese alten Praktiken modernisiert werden müssen.

Die Automatisierung bietet zahlreiche Vorteile im Bereich Compliance:

Sicherung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Automatisierte Workflows unterstützen die Einhaltung von FINRA-, SEC- und DSGVO-Vorgaben. Diese Systeme überwachen Genehmigungen und kennzeichnen unvollständige Dokumente, wodurch Compliance-Engpässe reduziert werden. Darüber hinaus ermöglicht die automatisierte Datenverwaltung einen schnelleren Zugriff auf historische Daten während der Audits.

Steigerung der Produktivität von Beratern

Compliance ist zwar notwendig, sollte jedoch nicht den Großteil der Arbeitszeit eines Beraters beanspruchen. Die Automatisierung übernimmt zeitaufwendige Aufgaben wie die Datenerfassung und Dokumentenprüfung. Dadurch haben Berater mehr Zeit, um Anlagestrategien individuell anzupassen, die Ziele ihrer Kunden besser zu verstehen und Vertrauen aufzubauen. Kundenzufriedenheit und -bindung verbessern sich ganz automatisch, wenn Berater ihren Fokus auf die Schaffung wertvoller Kundeninteraktionen legen.

Förderung skalierbarer Prozesse und Compliance-Frameworks

Automatisierte Geschäftsprozesse unterstützen Unternehmen dabei, sich schnell an geänderte Vorschriften oder Erweiterungen anzupassen, indem sie nachhaltige und wiederholbare Abläufe schaffen. Ob beim Onboarding neuer Berater, der Erschließung neuer Märkte oder der Reaktion auf Gesetzesänderungen – automatisierte Systeme gewährleisten, dass Compliance-Prozesse reibungslos und effizient ablaufen.

Erstklassige Customer Experiences bereitstellen

Kunden erwarten eine reibungslose, professionelle Customer Experience, vor allem über digitale Kanäle, und die Compliance sollte ihnen dabei nicht im Wege stehen. Die Automatisierung stellt sicher, dass Berater stets auf die aktuellsten, vorab genehmigten Vertriebsinhalte und regulatorischen Ressourcen zugreifen können.

Nehmen wir zum Beispiel Osaic Wealth. Durch die erfolgreiche Implementierung eines zentralisierten Content Managements und KI-gestützter Tools können Berater jederzeit auf die neuesten, genehmigten Materialien zugreifen und schneller fundierte Entscheidungen treffen. Die konsistente Bereitstellung von Inhalten ermöglichte es Osaic, einen präzisen, zeitnahen und personalisierten Service anzubieten, der zu einer Steigerung der Gewinnraten um 74 % und einer Erhöhung der Quotenerfüllung auf 95 % führte.

Zugehörige Ressource: Das All-In-One Sales Content Management Toolkit

Wie wird KI-Automatisierung die Vermögensverwaltung verändern?

Die KI-Automatisierung wird die Arbeitsweise von Vermögensverwaltungsunternehmen grundlegend verändern. Sie kann nahezu alle Bereiche verbessern – vom Risikomanagement bis hin zu hochgradig personalisierter Finanzberatung. PwC prognostiziert, dass die Vermögensverwaltung mithilfe von KI-gestützten Robo-Beratern bis 2027 ein Marktvolumen von fast 6 Billionen US-Dollar erreichen könnte – nahezu doppelt so viel wie im Jahr 2022. Darüber hinaus erwartet Gartner, dass bis 2026 90 % aller Finanzabteilungen mindestens eine KI-gestützte Lösung einsetzen werden, wobei weniger als 10 % mit einem Personalabbau rechnen müssen. Dies zeigt, dass KI nicht das menschliche Fachwissen ersetzt, sondern dieses vielmehr ergänzt und unterstützt.

Das Hybridmodell der KI kombiniert die Stärken von Mensch und Maschine. Durch eine sorgfältige Integration von KI-Automatisierung in Arbeitsabläufe können Führungskräfte im Finanzsektor die menschlichen Fähigkeiten verstärken und gleichzeitig die Grenzen der Technologie ausgleichen. Diese Zusammenarbeit fördert die Unternehmensleistung und reduziert die Zurückhaltung der Mitarbeiter gegenüber neuen Technologien.

Trotz der Fähigkeit der KI, menschliche Leistungen zu emulieren, können Algorithmen die einzigartigen Fähigkeiten von Menschen in Bereichen, die Kreativität und komplexe Problemlösungen erfordern, nicht erreichen.

KI-gestützte prädiktive Analytik kann beispielsweise Markttrends identifizieren und Risiken in Kundenportfolios bewerten, sodass Berater datengestützte Anlagemöglichkeiten empfehlen können. Chatbots und virtuelle Assistenten bearbeiten routinemäßige Kundenanfragen rund um die Uhr, optimieren den Service und ermöglichen es Beratern, sich auf wertschöpfende Aufgaben wie Kundengespräche über zukünftige Investitionen zu konzentrieren.

Die Zukunft sieht vielversprechend aus für alle Beteiligten: den KI-Bot, den Vermögensberater und den Kunden. Laut McKinsey könnte der Einsatz von generativer KI allein im Bereich Kundenbetreuung die Produktivität um 30 % bis 45 % der derzeitigen Betriebskosten steigern, was ihre transformative Wirkung verdeutlicht. Mit der fortschreitenden Entwicklung der Fähigkeiten wird KI Vermögensverwaltungsunternehmen künftig in die Lage versetzen, schnellere, intelligentere und stärker personalisierte Dienstleistungen anzubieten, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und mehr Unternehmenswachstum führen wird.

Wichtige Bereiche, in denen Automatisierung der Vermögensverwaltung Mehrwert bietet

Die Automatisierung bietet in jeder Phase des Vermögensverwaltungsprozesses Vorteile – vom Kunden-Onboarding bis hin zur fortschrittlichen Portfolioüberwachung. Durch die Implementierung der richtigen Technologie-Mischung können Unternehmen manuelle Aufgaben reduzieren, die Bereitschaft zur Einhaltung von Vorschriften erhöhen und neue Dienstleistungen schneller auf den Markt bringen. Dies kommt sowohl Beratern als auch Kunden zugute.

• Kunden-Onboarding: Die Automatisierung verkürzt den Onboarding-Prozess für Investoren und steigert die Präzision der Abläufe. Viele Softwaretools sind auf die Bekämpfung von Geldwäsche (Anti-Money Laundering, AML), die Legitimationsprüfung von Kunden (Know Your Customer, KYC), die Einhaltung von Verbraucherschutzpflichten und Eignungsprüfungen ausgerichtet. Dadurch wird der Aufwand für Berater reduziert und gleichzeitig ein reibungsloser Onboarding-Prozess für die Kunden ermöglicht.
• Compliance: Automatisierte Risikomanagement-Tools unterstützen Unternehmen dabei, Vorschriften wie FINRA, SEC und DSGVO mit weniger Aufwand einzuhalten. Durch die Integration kontinuierlicher Überwachungsfunktionen können Warnmeldungen sofort verdächtige Aktivitäten oder Datenanomalien erkennen, sodass Compliance-Teams schnell reagieren können.
• Portfolio-Management: Echtzeit-Analysen optimieren Anlagestrategien und überwachen die Portfolio-Performance. Automatisierte Dashboards können Daten aus verschiedenen Quellen abrufen und bieten Beratern einen konsolidierten Überblick über die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Risikopositionen ihrer Kunden.
• Digitalisierung papierbasierter Daten: Trotz der zunehmenden digitalen Transformation sind Papierdokumente in der Vermögensverwaltungsbranche weiterhin weit verbreitet. Technologie zur optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) und Software für Dokumentenautomatisierung können dabei helfen, Daten zu scannen, zu extrahieren, zu klassifizieren, zu überprüfen und sie in das entsprechende System zu übertragen. Dadurch werden Verwaltungsfehler reduziert und Aufgaben wie Kontoaktualisierungen oder Compliance-Prüfungen beschleunigt.

Manuelle vs. automatisierte Effizienzverbesserungen

Durch Automatisierung können langwierige, manuelle Aufgaben optimiert und die Genauigkeit erhöht werden. Schauen wir uns einige Beispiele an, wie Automatisierung einen echten Unterschied machen kann.

Aufgabe	Manueller Prozess	Automatisierter Prozess	Verbesserung
Onboarding, einschließlich Erstellung von Kundenprofilen	Dauert Wochen und ist fehleranfällig	Dauert Stunden oder Tage mit Echtzeit-Überprüfung	Zeit- und Kosteneinsparungen
Compliance-Überwachung	Manuelle Überprüfung von Transaktionen	Automatisiertes Scannen von Transaktionen	Schnellere Risikoerkennung
Portfolio-Management	Verzögerungen aufgrund verstreuter Daten	Konsolidierte Einblicke in Echtzeit	Schnellere Datenanalyse und Entscheidungsfindung
Digitalisierung von Unterlagen	Hohe Fehlerquoten, Lagerkosten	OCR mit Sofortzugriff	Geringe Fehlerquote

6 Schritte zur Automatisierung Ihrer Vermögensverwaltung

Der Beginn eines Automatisierungsprojekts kann überwältigend erscheinen, aber mit dem richtigen Plan bleibt es überschaubar und wird sich auszahlen. Nachfolgend finden Sie sechs Schritte zur Automatisierung der Vermögensverwaltungsprozesse:

1. Erstellung eines Automatisierungsplans

Bestimmen Sie, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, wer daran beteiligt ist und welche KPIs Sie überwachen möchten. Bewerten Sie potenzielle Risiken und analysieren Sie, wie sich die Automatisierung auf Ihre bestehenden Arbeitsabläufe oder die Personalstruktur auswirken könnte.

Berücksichtigen Sie auch die aktuellen Fähigkeiten und Ressourcen Ihres Unternehmens. Arbeiten Sie beispielsweise mit Altsystemen, die möglicherweise aktualisiert werden müssen? Ihr Plan sollte sowohl die aktuellen Bedürfnisse berücksichtigen als auch künftiges Wachstum und potenzielle Herausforderungen antizipieren.

2. Bewertung aktueller Prozesse

Identifizieren Sie Automatisierungsmöglichkeiten. Erstellen Sie eine Übersicht über die aktuellen Arbeitsabläufe und identifizieren Sie Ineffizienzen und Engpässe, wie z. B. die manuelle Datenextraktion aus Kundenauszügen. Überlegen Sie, an welchen Stellen Automatisierungstools diese zeitraubenden und überflüssigen Aufgaben reduzieren können.

Befragen Sie auch Ihr Team, da es oft einen direkten Blick auf Ineffizienzen hat und wertvolles Feedback darüber geben kann, wo Automatisierung am meisten helfen könnte. Denken Sie daran, das Ziel besteht nicht darin, alles zu automatisieren, sondern sich auf die Bereiche zu konzentrieren, in denen der größte Nutzen erzielt werden kann.

3. Auswahl der richtigen Tools

Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse ermittelt haben, sollten Sie nach Plattformen suchen, die Routineaufgaben in den Bereichen Portfolio-Management, Compliance-Überwachung oder CRM automatisieren können. Sie können auch Tools in Betracht ziehen, die das Sales Enablement für Finanzdienstleistungen unterstützen. Diese helfen dabei, die Pflege von Leads zu automatisieren, die Kommunikation mit Kunden zu optimieren und umsetzbare Einblicke zu bieten, um die Konversionsraten zu verbessern und Beziehungen zu stärken.

Sprechen Sie mit Anbietern und deren aktuellen Kunden, lesen Sie Fallstudien und fordern Sie bei komplexen Implementierungen einen Proof of Concept (PoC) an. Bewerten Sie, wie gut jedes Tool Ihren Anforderungen entspricht, und stellen Sie sicher, dass es sich nahtlos in Ihren bestehenden Technologie-Stack integrieren lässt.

4. Implementieren einer Lösung

Arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, um einen strukturierten Implementierungsplan zu erstellen. Seien Sie sich bewusst, wie viel Zeit und Aufwand Ihr Team investieren muss. Benötigen Sie Entwicklungsressourcen? Wie hoch ist der Zeitaufwand für technische Beratung durch die Führungsebene? Legen Sie klare Zeitpläne, Meilensteine und Erfolgsmetriken fest und stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder ihre Rollen verstehen. Es kann von Vorteil sein, die Automatisierung schrittweise einzuführen, beginnend mit dem Kunden-Onboarding und dann ausweitend auf Compliance-Prüfungen und Portfolio-Management.

5. Schulung der Mitarbeiter

Bieten Sie Schulungen durch Drittanbieter oder interne Programme an, die auf verschiedene Rollen zugeschnitten sind und Mitarbeiter durch das neue System führen. Portfoliomanager benötigen möglicherweise intensivere Schulungen für Analyse-Dashboards, während für Supportmitarbeiter eine gezielte Workflow-Schulung sinnvoll sein könnte.

Heben Sie die Vorteile der Automatisierung hervor, um die Akzeptanz zu steigern. Zeigen Sie, wie diese Tools die Arbeitslast reduzieren, Stress abbauen und mehr Zeit für strategische Aufgaben schaffen können. Erstellen Sie Benutzerleitfäden in einer KI-gestützten Enablement-Plattform und bieten Sie fortlaufende Unterstützung an, damit sich die Mitarbeiter gut in den neuen Systemen zurechtfinden.

6. Festlegen messbarer Ziele

Verfolgen Sie Metriken wie Fehlerquoten, Ausgabevolumen, Steigerungen der Vertriebsproduktivität, Beraterkapazitäten und Onboarding-Zeiten, um sicherzustellen, dass Sie den maximalen ROI aus der Automatisierung erzielen. Überprüfen Sie diese KPIs regelmäßig, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Die Führung übernehmen mit Automatisierung in der Vermögensverwaltung

Für Finanzberater ist es jetzt an der Zeit, sich von der Masse abzuheben und allen Kunden personalisierte Produkte und Dienstleistungen anzubieten, unabhängig davon, ob sie technikaffin sind oder nicht, und gleichzeitig die Kosten niedrig zu halten. Dies erhöht den Druck, veraltete, papierbasierte Systeme abzuschaffen und gleichzeitig strenge Sicherheits- und Compliance-Standards einzuhalten. Neue, innovative Technologien wie KI bieten leistungsstarke Lösungen, um Risiken zu minimieren, die Genauigkeit zu steigern, Kosten zu senken und Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Highspot spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung Ihrer internen Prozesse und der Customer Experience. Funktionen wie zentralisierte Inhaltssteuerung, skalierbare Compliance-Frameworks und fortschrittliche Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen es Beratern, effizienter zu arbeiten und ihren Kunden einen konsistenten, hochwertigen Service zu bieten.

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