Konsistenz und Ergebnisse von Inhalten mit Content Governance fördern

Der Weg durch die Content-Landschaft kann zur Herausforderung werden. Nichts behindert den Vertrieb und die Customer Experience so sehr wie veraltete oder irreführende Inhalte.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Grundlagen der Content Governance. Erfahren Sie mehr über wichtige Metriken, speziell für die Kontrolle von Inhalten, und über entscheidende Schritte zur Einrichtung eines konformen Workflows. Lassen Sie sich von einer Erfolgsgeschichte aus der Praxis inspirieren, die die weitreichende Wirkung eines gut umgesetzten Content Governance-Plans verdeutlicht.

Was ist Content Governance?

Content Governance umfasst die Verwaltung und Regulierung von Vertriebsinhalten, um deren Qualität zu gewährleisten. So wird sichergestellt, dass die Markenidentität mit den geschäftlichen Prioritäten und Richtlinien übereinstimmt. Das Ziel? Konsistente und nützliche Inhalte, unabhängig davon, wo sie bereitgestellt werden.

Warum ist Content Governance für Unternehmen ein Muss?

Ein guter Content Governance-Plan stellt sicher, dass die Inhalte von Anfang an korrekt sind und relevant bleiben. Er fördert die Erhaltung von Markenkonsistenz, rechtlicher Compliance und Abstimmung über alle Plattformen, von Social-Media-Beiträgen bis hin zu digitalen Inhalten. Dadurch werden der Ruf und die Integrität eines Unternehmens geschützt.

Der für die gesamte Content-Strategie fundamentale Content Governance-Prozess führt häufig zur Erstellung von Botschaften, Vorlagen und Sales Playbooks, die an einem Styleguide ausgerichtet sind. Dies geht auch über interne Inhalte hinaus, um Ihre Sales Enablement-Initiativen zu unterstützen. Ihre Unternehmensinhalte werden so durch die verschiedenen Phasen des Sales Funnels geleitet, von der Markenbekanntheit bis hin zum Geschäftsabschluss. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihr Vertriebs- und Marketingteam potenziellen Kunden eine einheitliche und überzeugende Botschaft vermittelt.

Was ist der Unterschied zwischen Inhaltsverwaltung, Content Governance und Content-Strategie?

Diese drei wichtigen Konzepte zum Thema Inhalt sind oft miteinander verbunden, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken. Die Verwaltung von Inhalten befasst sich mit der Erstellung, Speicherung und Veröffentlichung von Inhalten. Content Governance legt Richtlinien und Standards für Inhalte fest, um die Qualität und Konsistenz zu gewährleisten. Die Content-Strategie dagegen ist der Hauptplan für Inhalte.

Schritte zur Umsetzung eines Content Governance-Plans

Bei der Umsetzung eines Content Governance-Plans steht ein Modell mit Richtlinien, Lifecycle und Risikomanagement im Mittelpunkt. Dieser Plan dient als Leitfaden für das Content-Marketing und die Feinabstimmung des Content Management-Systems. Das oberste Ziel ist, dass alle Teammitglieder, insbesondere Inhaltsersteller, ihre Bemühungen auf die Ziele und Prioritäten des Unternehmens ausrichten.

Im Folgenden finden Sie Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten, damit Content Governance für Ihr Unternehmen zum Erfolg wird:

1. Erstellen Sie einen Workflow und eine Struktur für Inhalte

Die Erstellung eines erfolgreichen Content Governance-Plans beginnt damit, einen robusten Content-Workflow und eine solide Struktur aufzubauen. Dies umfasst mehrere Schritte: Planung, Erstellung, Überprüfung, Freigabe und Verteilung. Jeder Schritt spielt eine Rolle bei der Sicherstellung von Qualitätsstandards für Inhalte und der perfekten Abstimmung auf Ihre Content-Strategie und Markenbotschaft

Planung

Die Planungsphase ist der Wegbereiter für den Content Governance-Plan. Legen Sie Ihre Ziele und Zielgruppen sowie die Arten von Inhalten fest, die Sie erstellen möchten. So stellen Sie sicher, dass alle Inhalte einem bestimmten Zweck dienen und die richtige Zielgruppe erreichen.

Erstellung

Entwickeln Sie im Rahmen des neuen Content-Erstellungsprozesses Inhalte, die auf Ihren Plan abgestimmt sind. Vergewissern Sie, dass die Inhaltsrichtlinien befolgt werden, um die Qualität zu gewährleisten, und dass der Inhalt bei Ihrer Zielgruppe ankommt und Ihre strategischen Ziele erreicht.

Überprüfung

Im Überprüfungsprozess werden die Inhalte auf Qualität und Einhaltung der Richtlinien geprüft. Dieser Schritt sorgt dafür, dass Inhalte auf Ihre redaktionellen Richtlinien und Botschaften abgestimmt sind.

Freigabe von Inhalten

Im Genehmigungsprozess stellen Sie sicher, dass die Inhalte vor der Veröffentlichung alle Kriterien erfüllen. Dieser Schritt hilft dabei, die Integrität Ihrer Inhalte zu wahren und sicherzustellen, dass sie mit der Botschaft übereinstimmen und die Qualitätsstandards erfüllen.

Verteilung

Die Verteilung Ihrer Inhalte über die richtigen Kanäle ist entscheidend, um Ihre Zielgruppen zu erreichen. Dieser Schritt sorgt dafür, dass Ihre Inhalte eine maximale Wirkung erzielen und dass Ihre Zielgruppen diese Inhalte sehen und damit interagieren.

2. Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten fest

Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten für die Content Governance tragen zu einem reibungslosen Lifecycle von Inhalten bei. Wichtig dabei ist festzulegen, wer für jeden Schritt – von der Erstellung bis zur Verteilung – verantwortlich ist.

Typische Rollen umfassen:

• Content-Stratege: Der Content-Stratege ist verantwortlich für die Überwachung der gesamten Content-Strategie, für die Sicherstellung der Abstimmung mit Ihren Unternehmenszielen und für die Leitung des Content-Erstellungsprozesses.
• Inhaltsersteller/Autoren: Diese sind beauftragt mit der Erstellung von Inhalten unter Berücksichtigung der bereitgestellten Inhaltsbeschreibungen, Richtlinien und Strategien.
• Content-Redakteure: Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Überprüfung und Verfeinerung von Inhalten in Bezug auf Grammatik, Stil und Konsistenz, um sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards und Markensprache eingehalten werden.
• Rechts-/Compliance-Beauftragte: Sie sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Content den gesetzlichen Anforderungen und Branchenstandards entspricht, insbesondere in regulierten Branchen.
• SEO-Spezialisten: Diese Spezialisten konzentrieren sich darauf, den Content für Suchmaschinen zu optimieren, und stellen damit die Nutzbarkeit und gutes Ranking sicher.
• Grafikdesigner: Sie erstellen die visuellen und multimedialen Elemente, die die Inhaltstexte aufwerten und ergänzen.
• Content Manager: Diese überwachen die Content-Abläufe, einschließlich der Verwaltung von Redaktionskalendern und sorgen für die zeitnahe Bereitstellung von Inhalten, planen die Veröffentlichung und führen Content Audits durch.
• Marketing- und Kommunikationsteams: Diese Teams sind an der Verbreitung von Inhalten über die entsprechenden Kanäle beteiligt und sorgen dafür, dass Inhalte die Zielgruppe erreichen.
• Datenanalysten: Sie sind für die Messung der Performance von Inhalten verantwortlich und stellen Einblicke zur Verbesserung bereit, damit Inhalte ihre beabsichtigten Ziele erreichen.
• Fachexperten: Mit ihrem fundierten Wissen und Fachkenntnissen zu bestimmten Themen stellen sie sicher, dass die Inhalte auf Fakten basieren.

Diese Rollen und ihre Verantwortlichkeiten tragen dazu bei, einen strukturierten Workflow zu schaffen, in dem jeder Aspekt der Content Governance sorgfältig verwaltet wird, was zu wirkungsvolleren Inhalten führt.

3. Modellieren Sie Ihre Content Workflows

Die Modellierung Ihrer Content Workflows umfasst die Erstellung detaillierter, schrittweiser Prozesse für jede Art von Inhalten. Dies hilft bei der Optimierung der Erstellung von Content und stellt die Konsistenz sicher. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen typischen Content Workflow:

• Ideenfindung: Bei der Brainstorming-Sitzung entwickelt das Content-Team die auf die Strategie abgestimmte Ideen.
• Recherche und Datenerhebung: Hier werden die erforderlichen Informationen, Daten und Einblicke zur Unterstützung der Inhalte gesammelt.
• Inhaltsübersicht: Dies umfasst die Erstellung einer detaillierten Übersicht oder Kurzbeschreibung, um den Umfang und die Struktur des Inhalts zu definieren.
• Entwurf: Der Content Creator erstellt den ersten Entwurf anhand dieser Übersicht.
• Überprüfung: Eine erste Überprüfung durch ein Teammitglied sorgt für erstes Feedback und Vorschläge.
• Redaktion: Ein Content-Redakteur überarbeitet den Entwurf, um den Inhalt effektiv an die strategischen Ziele anzupassen. Die enge Zusammenarbeit mit den Autoren verbessert die Qualität der Inhalte.
• SEO-Optimierung: Ein SEO-Spezialist überprüft die Inhalte, fügt relevante Schlüsselwörter hinzu und stellt sicher, dass der Inhalt suchmaschinenfreundlich ist.
• Rechts-/Compliance-Prüfung: Diese stellt sicher, dass der Content allen rechtlichen und gesetzlichen Standards entspricht. Quellenangaben und Genehmigung für Inhalte von Dritten werden ordnungsgemäß geprüft.
• Endgültige Freigabe des Textes: Der Content Manager oder Stratege erteilt die endgültige Freigabe zur Veröffentlichung.
• Grafikdesign und Multimedia-Integration: Der Content wird durch Hinzufügen von Bildern, Infografiken, Videos und anderen visuellen Elemente weiter aufgewertet.
• Planung und Veröffentlichung von Inhalten: Dies umfasst die Live-Schaltung des Contents gemäß des Redaktionskalenders.
• Verteilung und Bewerbung: Der Content wird über verschiedene Kanäle wie soziale Medien, E-Mail-Newsletter, Sales Enablement-Plattformen, usw. geteilt.
• Analyse: Dies überwacht die Metriken zum Engagement und analysiert die Performance der Inhalte.
• Feedback und Wiederholung: Hier werden Feedback und Einblicke gesammelt, um Anpassungen für zukünftigen Content vorzunehmen.

Dieser Workflow kann an verschiedene Arten von Content angepasst werden, von Präsentationen, Fallstudien und Inhalten für Sales Enablement bis hin zu E-Mails, Blogbeiträgen und Werbevideos, und sollte an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

4. Legen Sie Verantwortlichkeiten mit Richtlinien und Standards fest

Um qualitativ hochwertige Inhalte zu pflegen, ist die Entwicklung und der Einsatz von robusten Governance-Richtlinien und Standards wichtig. Diese steuern alle Aspekte der Erstellung, Verteilung und Pflege von Content.

Diese Richtlinien sollten einen Styleguide zur Standardisierung von Stil und Tonfall, redaktionelle Standards für Genauigkeit und Klarheit sowie Markenrichtlinien zur Aufrechterhaltung eines konsistenten Markenimages enthalten. Untersuchungen zufolge kann ein erkennbares Markenimage das Engagement der Zielgruppe steigern und den Unternehmensumsatz um bis zu 23 % erhöhen. Dies zeigt die direkte Auswirkung von Content Governance auf die finanzielle Leistungsfähigkeit.

Compliance-Regeln sind ebenfalls wichtig, insbesondere für Branchen, die spezifischen Vorschriften unterliegen, um die Einhaltung von Gesetzen zu gewährleisten. Darüber hinaus unterstützen Richtlinien für bewährte SEO-Praktiken die Optimierung von Inhalten für Suchmaschinen, und Standards für Zugänglichkeit bieten inklusive Inhalte für alle Zielgruppen.

Die Standards sollten auch die Verwendung von Bildern und Multimedia, das Zitieren von Quellen und die Balance zwischen Werbungs- und Vordenker-Content abdecken. Mit diesen umfassenden Richtlinien und Standards stellen Unternehmen sicher, dass ihre Inhalte nicht nur Markenwerte widerspiegeln, sondern auch den Bedürfnissen und Erwartungen ihrer Zielgruppen gerecht werden.

5. Dokumentieren Sie alle Schritte und teilen Sie die Dokumente

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien und Verfahren zur Content Governance klar dokumentiert sind und von Stakeholdern leicht gefunden und genutzt werden können.

Insbesondere sollte die Dokumentation folgende Aspekte beinhalten:

• Einführung in die Content Governance
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Workflow-Prozesse
• Styleguide und Markenrichtlinien
• Rechts- und Compliance-Standards
• SEO- und Zugänglichkeitsrichtlinien
• Tools und Technologien
• Leistungsmetriken und KPIs

Stellen Sie diese Dokumentation an einem zentralen und leicht zugänglichen Ort bereit. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten – vom Content Creator bis hin zu Führungskräften – diese verstehen und nutzen können. Aktualisieren Sie sie regelmäßig, damit Markttrends und organisatorische Veränderungen stets auf dem aktuellsten Stand sind.

6. Messen Sie den Erfolg: Überprüfung, Überarbeitung, Verbesserung

Metriken speziell für Content Governance, wie Nutzungshäufigkeit, Genauigkeit, Relevanz, Konsistenz, Nutzer-Feedback, Fehler und Content-ROI sind von entscheidender Bedeutung. Diese Kennzahlen helfen bei der Bewertung, ob der Content den Standards entspricht und wie er innerhalb und außerhalb des Unternehmens abschneidet.

• Nutzung von Inhalten: Verfolgt, wie häufig ein Inhalt genutzt wird, und hilft dabei, nicht ausreichend genutzte Ressourcen zu identifizieren, die möglicherweise aktualisiert oder archiviert werden müssen.
• Genauigkeit und Relevanz von Inhalten: Ermittelt die Aktualität und Richtigkeit von Inhalten, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind und relevante Inhalte Ihre Zielgruppen ansprechen.
• Konsistenz von Inhalten: Bewertet, ob die Inhalte auf verschiedenen Plattformen einen einheitlichen Ton, Stil und Markenauftritt aufweisen, was für das Markenimage von entscheidender Bedeutung ist.
• Feedback und Zufriedenheit der Nutzer: Ermittelt die Reaktion interner Stakeholder (wie Vertriebs- oder Marketingteams) und externer Nutzer (wie Kunden) auf den Inhalt.
• Fehlerquote der veröffentlichten Inhalte: Erfasst die Fehlerhäufigkeit in veröffentlichten Inhalten, wie Rechtschreibfehler, falsche Informationen oder fehlerhafte Links, die sich negativ auf das Vertrauen der Nutzer und die Glaubwürdigkeit auswirken können.
• Feedback von Nutzern: Sammelt und analysiert Rückmeldungen aus Nutzerkommentaren, Umfragen oder direkten Kundeninteraktionen, um qualitative Einblicke zu gewinnen.
• ROI-Analyse: Bewertet die Rendite von Inhalten, durch den Vergleich der Kosten für die Erstellung und Werbung mit dem Umsatz oder des generierten Mehrwerts.

Der Ansatz von Highspot für effektive Content Governance

Content Governance von Highspot bewältigt viele Herausforderungen. Sie bietet fortschrittliche Integrationstools für CMS und ermöglicht die Durchsetzung von Richtlinien, die Erkennung von Governance-Problemen und Audits. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Inhalte mit den Richtlinien übereinstimmen. Sie ermöglicht die Zusammenarbeit von Teams und die Einhaltung von Best Practices, vereinheitlichten Botschaften und vereinbarten Methoden zur Bewertung von Inhalten.

Bei Rimini Street spielte Highspot eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung seiner Herausforderungen im Bereich der Content Governance. Anfangs kämpfte Rimini Street mit kaum vorhandener Content Governance, was zu Chaos führte, da jeder beliebige Mitarbeiter Inhalte hochladen konnte, was die Verwaltung der 30 verschiedenen Produktlinien erschwerte. Zusammen mit Highspot erstellten sie ein solides Rahmenwerk für Content Governance mit klar definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und Richtlinien für die Veröffentlichung und Pflege von Inhalten. Diese strategische Partnerschaft ermöglichte ihnen die Optimierung von Inhalten und Veröffentlichungsrechten, was zu einem besser organisierten, effizienteren und skalierbareren System für Content Management führte.

Schluss mit dem Content-Chaos

Für den Erfolg von Vertriebsmitarbeitern sind die richtigen Tools und Informationen ausschlaggebend. Die Verwaltung einer Vielzahl von Vertriebsaktivitäten und kundenorientierten Inhalten kann jedoch zur gewaltigen Herausforderung werden. Hier kommt ein Plan für Content Governance ins Spiel. Eine gut geplante Content Governance-Strategie bietet Content-Teams einen Leitfaden, um die Erstellung, Veröffentlichung und Pflege ihrer Inhalte zu organisieren und zu kontrollieren. So lässt sich sicherstellen, dass alle Inhalte aktuell, korrekt und wirklich nützlich sind, wodurch die allgemeine Nutzererfahrung sowohl für Käufer als auch für Vertriebsmitarbeiter verbessert wird.

Egal, ob Sie Ihr Content-Chaos bereinigen oder Ihre Content Governance-Richtlinien optimieren möchten, Highspot bietet Ihnen die besten Tools für Ihre Bedürfnisse. Fordern Sie noch heute eine Highspot-Demo an.