So erstellen Sie eine erfolgreiche Revenue Operations-Strategie

Heutzutage reicht es nicht aus, ein Geschäft abzuschließen und dann abzuhaken – und erst recht nicht, sich auf vergangenes Wachstum zu stützen, um Vorhersagen für die Zukunft zu treffen. B2B-Unternehmen müssen schnelle und intelligente Entscheidungen treffen, um Umsatzwachstum und Skalierbarkeit voranzutreiben.

Führungskräfte erkennen schnell das Potenzial von Revenue Operations (RevOps) und wie sich durch die Abstimmung von Go-to-Market-Teams mit einem einheitlichen Ansatz die Leistung steigern, die betriebliche Effizienz verbessern und der Umsatz erhöhen lassen. Die Akzeptanz von RevOps erfordert jedoch eine Veränderung der Denkweise und ein starkes Engagement der Stakeholder.

In diesem Artikel gehen wir auf die Änderungen ein, die erforderlich sind, um eine RevOps-Strategie erfolgreich zu implementieren, und zeigen Ihnen neun praktische Schritte sowie Beispiele aus der Praxis, wie Sie die Umsetzung erfolgreich in Angriff nehmen.

Was ist eine Revenue Operations-Strategie?

Eine Revenue Operations-Strategie legt den Rahmen für die erforderlichen Schritte, Ziele und KPIs fest, um das Umsatzwachstum zu maximieren. Sie bringt Teams aus Vertrieb, Marketing, Customer Operations und Customer Success zusammen, um ganzheitliche Prozesse effizienter zu gestalten und letztendlich eine nahtlose Customer Experience bereitzustellen, die moderne Käufer heutzutage erwarten.

Die Bedeutung einer Revenue Operations-Strategie

Die Kunden von heute erwarten, dass alle Interaktionen mit B2B-Unternehmen, insbesondere SaaS-Unternehmen, in jeder Phase reibungslos ablaufen. Selbst wenn nur ein Teil des Prozesses ins Stocken gerät, wirkt sich dies negativ auf die gesamte Customer Experience aus. Und hier ein interessanter Punkt: 32 % der Kunden geben an, dass sie bereits nach nur einem schlechten Kauferlebnis mit einer Marke, die sie an und für sich gut finden, diese nicht mehr kaufen würden. Ein Drittel Ihrer Kunden könnte also nach nur einem Fehler wegbrechen.

Daher ist es enorm wichtig, dass alle Teams Hand in Hand arbeiten, um stabile Kundenbeziehungen aufzubauen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Und hier kommt die RevOps-Strategie ins Spiel. Die Abstimmung aller umsatzgenerierenden Abteilungen mithilfe von geteilten Informationen, Daten und Technologien ermöglicht eine 360-Grad-Ansicht auf die Customer Journey, wodurch eine unzusammenhängende Customer Experience verhindert wird, die die Beziehung zum Kunden gefährden könnten.

9 Schritte für eine erfolgreiche Revenue Operations-Strategie

Sie benötigen eine solide RevOps-Strategie, um Stolperfallen zu umgehen, die zu einer schlechten Customer Experience und Umsatzverlusten führen. Dies bedeutet, dass Sie die gesamte Customer Journey – von der Generierung von Leads und dem Abschluss von Geschäften bis hin zum Umgang mit Vertragsverlängerungen und Upsells – systematisch umsetzen müssen. Alle Schritte sollten nahtlos ineinander übergehen.

Die Implementierung einer RevOps-Strategie geht über neue Verkaufsprozesse und Tools hinaus, sie beinhaltet zudem auch eine Änderung in der Denk- und Arbeitsweise Ihres Unternehmens.

• Change Management: Viele Prozesse werden ein Change Management durchlaufen. Sie müssen sich überlegen, wie Sie allen Teammitgliedern die Vision und die Vorteile von RevOps vermitteln. Stellen Sie während der Übergangsphase Unterstützung und Ressourcen bereit, um Widerstand zu minimieren und die Akzeptanz zu erhöhen.
• Stakeholder-Akzeptanz: Beziehen Sie Stakeholder frühzeitig mit ein, wenn Sie die Implementierung einer RevOps-Strategie in Erwägung ziehen. Vermitteln Sie ihnen den Wert der Strategie und wie sich diese in die Gesamtstrategie Ihres Unternehmens einfügt. Durch regelmäßige Updates und transparente Kommunikation können Sie sich die Unterstützung der Stakeholder zusichern und frühzeitig auf Bedenken eingehen.
• Kultureller Umschwung: Die Implementierung eines RevOps-Modells bedeutet eine kulturelle Veränderung hin zu verstärkter Kollaboration und datengestützter Entscheidungsfindung. Schaffen Sie ein Umfeld, das von Offenheit und Teamwork geprägt ist und isoliertes Arbeiten verhindert.

Der richtige Umgang mit diesen organisatorischen Veränderungen schafft die Grundlage für die Implementierung einer massiven systematischen Veränderung.

So erstellen Sie eine erfolgreiche RevOps-Strategie:

1. Identifizieren Sie Ineffizienzen in Ihrem Revenue Operations-Prozess

In einem ersten Schritt müssen Sie festlegen, welche Probleme Sie lösen möchten. Beginnen Sie mit einem Audit Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe. Dies bedeutet auch, Ihre RevOps-Teams genau unter die Lupe zu nehmen, um zu verstehen, wo Probleme auftreten könnten.

Einige Problembereiche wären zum Beispiel:

Überlastete Vertriebsmitarbeiter

Ist die Arbeitsbelastung Ihrer Vertriebsmitarbeiter zu hoch? Wenn Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für administrative Aufgaben als für den aktiven Verkauf aufwenden, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie Ihr Augenmerk auf Verantwortlichkeiten, Technologie und Prozesse richten müssen. Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Vertriebsmitarbeiter von nicht verkaufsrelevanten Aufgaben zu entlasten, etwa über Automatisierungstools oder zusätzliches Personal, das sich dieser Aufgaben annimmt.

Mangelnde Qualifizierung

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter zu viele Leads verfolgen, die nicht zu erfolgreichen Abschlüssen führen, haben Sie möglicherweise ein Problem mit der Qualifizierung. Erstellen Sie ein ideales Käuferprofil (ICP) oder detaillierte Käufer-Personas, um Ihre Zielgruppe festzulegen. Implementieren Sie anschließend anhand dieser Profile ein Bewertungssystem für Leads, um die aussichtsreichsten Leads zu priorisieren. Indem Sie sich auf die erfolgversprechenden potenziellen Kunden konzentrieren, spart Ihr Vertriebsteam Zeit und erhöht die Konversionsraten.

Verspätete oder nicht erfolgte Follow-ups

Entgehen Ihnen Leads, weil Follow-ups zu spät oder gar nicht erfolgen? Dafür kann es mehrere Gründe geben, beispielsweise unzureichende Automatisierung, unklare Follow-up-Prozesse oder Vertriebsmitarbeiter, die nicht wissen, wie sie Kunden ansprechen sollen.

Führen Sie automatische Follow-up-Sequenzen über bestimmte Tools ein, um Erinnerungen und E-Mails mit überzeugenden Inhalten zu senden, damit das Interesse der Leads nicht abflacht, und ohne dass hierdurch zusätzliche Arbeit anfällt. Stellen Sie Schulungen und Skripte bereit, damit Ihre Vertriebsmitarbeiter wissen, wann sie was sagen müssen. Und implementieren Sie einen standardisierten Follow-up-Prozess, um Konsistenz und Verantwortlichkeiten über das gesamte Revenue Operations-Team hinweg sicherzustellen.

Fragmentierter Tech-Stack

Verwendet Ihr Team zu viele Tools, die nicht miteinander kommunizieren? Dies führt häufig zu redundanten Vorgängen, verpassten Gelegenheiten und steigender Frustration. Überprüfen Sie, ob Ihr Tech-Stack fragmentiert ist.

Eines der deutlichsten Anzeichen ist das Vorhandensein von Datensilos, wenn Informationen an mehreren Orten gespeichert werden, sodass eine einheitliche Übersicht von Kundendaten oder Verkaufsaktivitäten kaum gewährleistet ist. Sie werden auch feststellen, dass Vertriebsmitarbeiter viel Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten verbringen und Informationen von einem System in das andere übertragen, anstatt sich auf den Verkauf zu konzentrieren.

Bei inkonsistenten Prozessen in den verschiedenen Abteilungen sollten ebenfalls die Alarmglocken läuten, vor allem wenn verschiedene Teams unterschiedliche Tools für ähnliche Aufgaben verwenden. Beschweren sich Teammitglieder häufig darüber, dass bestimmte Tools zu kompliziert sind oder die Integration zwischen Systemen fehlt, könnte dies auch ein Zeichen für eine schlechte User Experience sein.

Um dieses Problem anzugehen, bietet ein Audit Ihres Tech-Stacks die Möglichkeit, überflüssige Tools und Lücken bei der Integration zu identifizieren. Konsolidieren Sie alle Tools in eine zentrale Quelle für Informationen, die über alle Abteilungen hinweg nahtlos verfügbar ist, und bringen so Ordnung in das Chaos.

Lücken und Überschneidungen bei Prozessen

Lücken und Überschneidungen bei Prozessen entstehen, wenn die Teams innerhalb eines Unternehmens nicht auf dem gleichen Stand sind. So können Vertriebs- und Marketingteams beispielsweise unterschiedliche Kriterien zur Qualifizierung eines Leads anwenden, oder die Produktteams vermitteln keine klare Vorstellung von Funktionen und Vorteilen, was dazu führt, dass die Produkteigenschaften unter- oder überschätzt werden.

Sobald Sie Ihre individuellen Problembereiche identifiziert haben, konzentrieren Sie sich darauf, diejenigen zu beheben, die entscheidende Verbesserungen für Revenue Operations mit sich bringen. Dadurch wird sich die interne Zusammenarbeit verbessern und für eine kohärente Übermittlung von Botschaften gesorgt, was wiederum die Customer Experience verbessert.

2. Stimmen Sie Ihre Revenue Teams aufeinander ab

Die Abstimmung Ihrer Revenue Teams beugt isoliertem Arbeiten vor und verbessert die Customer Experience. Dazu gehören die Förderung von offenen Kommunikationswegen und die Etablierung gemeinsamer Ziele über alle Abteilungen hinweg, damit alle Mitarbeiter – vom Vertrieb über Marketing bis hin zu Customer Success – auf gemeinsame Go-to-Market (GTM)– und Umsatzziele hinarbeiten. Regelmäßige Meetings, gemeinsame Projekte und ein universelles Dashboard für RevOps-Performance können dabei helfen, Lücken zu schließen, KPIs und Verkaufsfortschritte nachzuverfolgen sowie Transparenz, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit zu fördern.

3. Etablieren Sie Leitprinzipien

Ihre RevOps-Funktion sollte auf Prinzipien aufsetzen, die die Kultur Ihres Teams und den Entscheidungsfindungsprozess formen. Diese Prinzipien schaffen eine Grundlage, die Sie fortlaufend festigen müssen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, wie diese Leitlinien in der Praxis aussehen können:

• Kundenorientierter Ansatz: Jede Entscheidung, die in Ihrem Unternehmen getroffen wird, sollte auf eine optimale Customer Experience abzielen. Dies könnte beispielsweise Richtlinien beinhalten, dass Kundenfeedback eingeholt und berücksichtigt wird, um die Serviceleistung zu verbessern.
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Stützen Sie sich bei allen Entscheidungen auf vorhandene Daten. Dies könnte zum Beispiel die regelmäßige Analyse von Einnahmequellen und Marketingdaten beinhalten, um Trends zu erschließen. Wenn die Daten einen Rückgang bei den Konversionsraten zeigen, würden bei einem datengestützten Ansatz mögliche Ursachen untersucht und gezielte Strategien implementiert werden, um diesen entgegenzuwirken.
• Zusammenarbeit und Transparenz: Fördern Sie eine Kultur der Offenheit, in der Abteilungen Informationen teilen und zusammenarbeiten. Dies beinhaltet regelmäßige abteilungsübergreifende Meetings, in denen die Teams Fortschritte und Herausforderungen besprechen.

4. Nutzen Sie Daten, Metriken und Analytik für intelligentere Entscheidungsfindung

Berichterstellung und Prognosen stellen die beiden wichtigsten Komponenten einer erfolgreichen Revenue Operations-Strategie dar. Nutzen Sie Daten und Analytik, damit Sie fundierte Entscheidungen treffen können, um die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) nachzuverfolgen und zu verstehen, welche Prozesse funktionieren und welche nicht. Konzentrieren Sie sich auf KPIs rund um den Umsatz, wie z. B.:

• Länge des Verkaufszyklus
• Konversionsrate
• Kundenakquisitionskosten (Customer Acquisition Cost, CAC)
• Kundenertragswert(Customer Lifetime Value, CLV)

Sie können Ihre Strategie in Echtzeit anpassen, indem Sie diese Metriken fortlaufend überwachen, damit Ihre RevOps-Strategie auch die gewünschten Ergebnisse liefert.

5. Definieren und optimieren Sie Ihre Revenue Operations-Prozesse

Beginnen Sie damit, die zentralen Prozesse aufzuzeichnen, die den Umsatz vorantreiben, wie z. B. Leadgenerierung, Vertrieb, Kundenengagement, Onboarding und Kundenbindung. Das Verständnis dieser zentralen Prozesse hilft Ihnen dabei, zu erkennen, wie diese interagieren und wo Verbesserungen erforderlich sind. Sie sollten auch KPIs für jeden Prozess und jede Kampagne festsetzen und definieren, wie Erfolge bemessen werden.

Dann können Sie standardisierte Abläufe für jede Phase des Umsatzzyklus etablieren und diese regelmäßig überprüfen, um sich zu vergewissern, dass diese auch weiterhin effizient und effektiv sind. Stellen Sie sicher, dass die Vertriebs-, Marketing- und Customer Success-Teams die Abläufe verstehen, umsetzen und darüber hinaus relevante Informationen teilen, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

6. Optimieren Sie Ihren Sales Funnel, um die Customer Journey zu verbessern

Ein funktionierender Sales Funnel ist notwendig, um eine nahtlose Customer Journey bieten zu können. Analysieren Sie jede Phase Ihres Sales Funnels, um Engpässe zu erkennen, die den Fortschritt bremsen oder eine Abwanderung von Kunden zur Folge haben könnte. Ziel ist es, den Customer Lifecycle so mühelos wie möglich zu gestalten, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer besseren Kundenbindung führt.

Ein Beispiel wäre die Entscheidungsphase, in der potenzielle Kunden abwägen, ob sie sich für Ihr Produkt oder Ihren Service entscheiden. Damit potenzielle Kunden Ihr Produkt im Gedächtnis behalten, schicken Sie automatisierte Follow-up-E-Mails mit personalisierten Inhalten, wie z. B. Fallstudien, Erfahrungsberichte oder Vergleiche mit anderen Unternehmen, um den Wert Ihres Produkts oder Ihres Services herauszustellen. Vergewissern Sie sich, dass die Inhalte relevant für die jeweilige Branche sind. So bauen Sie Vertrauen auf und leiten potenzielle Kunden hin zum Geschäftsabschluss, was zu nachhaltigem Wachstum führt.

Sollten Sie allerdings feststellen, dass viele Leads während der Angebotsphase aussteigen, besteht möglicherweise ein Problem bei der Präsentation oder der Wahrnehmung des Angebots. Vermittelt es Werte und ist es auf die Anforderungen des Kunden ausgelegt, ohne dabei zu kompliziert zu sein? Sind die individuelle Rendite und Vorteile deutlich herausgearbeitet? Rechtfertigen die Vorteile die anstehenden Kosten? Nehmen Sie den Prozess genauer unter die Lupe, möglicherweise müssen Sie Ihre Angebote präziser und überzeugender ausarbeiten.

7. Integrieren Sie RevOps-Tools und automatisieren Sie Routineaufgaben

Um die Leistung zu maximieren, verringern Sie die Anzahl der Tools, die Ihr Team einsetzt, und konzentrieren Sie sich auf Integration. Implementieren Sie die wichtigsten Tools, in der Regel ein robustes CRM-System, ein Sales Enablement-Tool, eine Plattform für Marketingautomatisierung und eine Software zur Datenanalytik. Diese Tools sollten miteinander kommunizieren, sich wiederholende Aufgaben automatisieren und wertvolle Einblicke liefern.

Die Integration Ihres CRM mit Ihrer Plattform für Marketingautomatisierung ermöglicht beispielsweise einen unterbrechungsfreien Datenfluss zwischen Vertriebs- und Marketingabläufen, wodurch sichergestellt wird, dass Ihren Vertriebsmitarbeitern aktuelle Informationen über das Verhalten, das Engagement von Leads und gegebenenfalls sogar Prognosen zur Verfügung stehen. Wenn ein potenzieller Kunde ein Whitepaper herunterlädt, an einem Webinar teilnimmt oder mehrmals Ihre Preisgestaltungsseite öffnet, besteht höchstwahrscheinlich großes Interesse. Dann sollte ein Vertriebsmitarbeiter dem Kunden nicht noch einmal das gleiche Whitepaper empfehlen. Stattdessen hat der Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit, das Follow-up individuell zu gestalten und einen Anruf zu vereinbaren, in dem er auf spezifische Interessen des Kunden eingeht.

Mit einem gut integrierten Toolset stellen Sie sicher, dass Daten in Echtzeit abteilungsübergreifend geteilt werden, wodurch Sie Verzögerungen reduzieren und zielgerichteter handeln können.

Verwandte Ressource: Der Essential Revenue Tech-Stack

8. Entwickeln Sie einen umfassenden Schulungs- und Entwicklungsplan

Eine Umstellung zu RevOps kann einen zukunftsweisenden Wandel für Ihr Unternehmen bedeuten. Entwickeln Sie einen umfassenden Schulungs- und Entwicklungsplan, um alle Teammitglieder mit den nötigen Fähigkeiten und Kenntnissen auszustatten, um erfolgreich in einer RevOps-Umgebung zu arbeiten. Dies beinhaltet Revenue Enablement und Schulungen für neue Tools, ein Verständnis für Datenanalytik und Best Practices für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Unternehmensweite Workshops mit dem Fokus auf Revenue Operations können auch einen wichtigen Akzent setzen. In diesen Workshops können Vertrieb, Marketing und Customer Success voneinander lernen, wodurch die Zusammenarbeit verbessert und Ihre Strategien weiterentwickelt werden können. Kontinuierliches Lernen sorgt dafür, dass alle eingebunden werden und auf das gleiche Ziel hinarbeiten.

9. Prüfen, verbessern und optimieren Sie Ihre RevOps-Strategie fortlaufend

Ihre RevOps-Strategie sollte letztendlich ein dynamischer, kontinuierlicher Prozess sein. Prüfen und analysieren Sie den Erfolg Ihrer Strategie und holen Sie Feedback von Ihrem Team und Ihren Kunden ein. Ziehen Sie eine regelmäßige Überprüfung – monatlich oder vierteljährlich – in Erwägung, in der Sie den Erfolg bewerten, Herausforderungen besprechen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Eine kontinuierliche Optimierung Ihrer Strategie ist essenziell, um agil zu bleiben und auf Marktveränderungen reagieren zu können.

Steigern Sie den Erfolg Ihrer RevOps-Strategie mit Highspot

Wenn Sie die in diesem Leitfaden aufgeführten Schritte – Aufbrechen von Silos, Optimieren von Prozessen, Nutzung von Daten und Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit und des kontinuierlichen Lernens – implementieren, kann dies die Arbeitsweise Ihres Unternehmens grundlegend ändern. Eine erfolgreiche RevOps-Strategie setzt Einsatz und Flexibilität voraus. Bewerten Sie Fortschritte regelmäßig, nehmen Sie notwendige Änderungen vor und behalten Sie stets Ihre Umsatzziele im Auge. Indem Sie diese Änderungen vornehmen, bringen Sie Ihr Unternehmen auf Kurs für nachhaltiges Wachstum und Erfolg.

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