Il peut s’avérer difficile de s’y retrouver dans l’univers du contenu et rien ne nuit plus aux ventes et à l’expérience client que l’utilisation de contenus obsolètes ou trompeurs.
Dans ce guide nous vous présentons les éléments essentiels de la gouvernance des contenus. Vous découvrirez les indicateurs de performance spécifiques à la gouvernance des contenus, les étapes critiques de la mise en place d’un flux de travail conforme et vous serez inspiré par le récit d’un succès client qui illustre l’impact significatif d’un plan de gouvernance de contenu mis en œuvre adéquatement.
Qu’est-ce que la gouvernance des contenus ?
La gouvernance des contenus consiste à gérer et à réguler les contenus pour en garantir la qualité. Celle-ci garantit l’alignement sur l’identité de la marque et sur les priorités et politiques de l’entreprise. L’objectif est d’obtenir un contenu cohérent et utile quel que soit l’endroit où il se trouve.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de la gouvernance des contenus ?
Un plan de gouvernance du contenu performant garantit que le contenu est précis et pertinent, tout au long de son cycle de vie. Il permet de maintenir la cohérence de la marque, la conformité légale et l’alignement sur toutes les plateformes, qu’il s’agisse des publications sur les réseaux sociaux ou de contenu numérique. La réputation et l’intégrité de l’entreprise sont ainsi protégées.
Le processus de gouvernance des contenus, fondamental pour la stratégie de contenu globale, aboutit souvent à la création de messages, de modèles et de sales playbooks alignés sur un code typographique. Il va également au-delà du contenu interne pour accompagner vos initiatives de Sales Enablement. Il guide le contenu de votre organisation en passant par chacune des différentes étapes de l’entonnoir des ventes, de la notoriété de la marque à la conclusion de la vente. Cela garantit que le discours de votre équipe commerciale et celui de votre équipe marketing sont cohérents et convaincants aux yeux des prospects.
Quelle est la différence entre la gestion de contenu, la gouvernance de contenu et la stratégie de contenu ?
Trois concepts clés du contenu sont souvent confondus alors qu’ils servent des objectifs distincts. La gestion de contenu est axée sur la création, le stockage et la publication des contenus. La gouvernance de contenu établit des politiques de contenu et des normes pour garantir la qualité et la cohérence. En revanche, la stratégie de contenu définit les principaux objectifs du contenu.
6 étapes pour la mise en œuvre d’un plan de gouvernance de contenu
La mise en œuvre d’un plan de gouvernance du contenu s’articule autour d’un modèle de réglementations, d’un cycle de vie et d’une gestion des risques. Ce plan guide le marketing de contenu et les nuances du système de gestion des contenus. L’objectif final est de s’assurer que tous les membres de l’équipe, en particulier les créateurs de contenu, alignent leurs efforts sur les objectifs et les priorités de l’entreprise.
Voici éléments fondamentaux pour que la gouvernance des contenus fonctionne au sein de votre organisation :
1. Développez un flux de travail et une structure en matière de contenu
La création d’un plan de gouvernance du contenu commence par la mise en place d’une structure et d’un flux de travail en matière de contenu qui soient efficaces. Ce processus comprend plusieurs étapes : la planification, la création, l’examen, l’approbation et la distribution. Chaque étape joue un rôle pour garantir les normes de qualité du contenu et l’alignement parfait avec votre stratégie de contenu et le message de votre marque.
La planification
La phase de planification vise à préparer le terrain. Définissez vos objectifs, votre public cible et les types de contenus que vous allez créer. Cela permet de s’assurer que tous les contenus servent un objectif spécifique et atteignent le public approprié.
La création
Au cours du nouveau processus de création de contenu, développez un contenu aligné avec votre plan. Veillez à respecter les lignes directrices en matière de contenu afin d’en garantir la qualité et de faire en sorte qu’il trouve un écho auprès de votre public et qu’il atteigne vos objectifs stratégiques.
La révision
Le processus de révision consiste à évaluer le contenu du point de vue de sa qualité et de son respect des lignes directrices. Cette étape permet de maintenir l’alignement sur vos lignes éditoriales et votre message.
L’approbation du contenu
Le processus d’approbation est une étape au cours de laquelle vous vous assurez que le contenu répond à tous les critères avant de le publier. Cette étape permet de préserver l’intégrité de votre contenu, en veillant à ce qu’il soit conforme à votre message et qu’il réponde aux normes de qualité.
La diffusion
La diffusion de votre contenu sur les canaux appropriés est essentielle pour atteindre le public visé. Cette étape permet de maximiser l’impact de votre contenu, en veillant à booster l’engagement du public cible exposé au contenu.
2. Définissez les rôles et les responsabilités
Une définition claire des rôles et des responsabilités en matière de gouvernance de contenu permet de créer un cycle de vie du contenu le plus fluide possible. Il est important de déterminer qui sera responsable de chaque étape, de la création à la distribution.
Les rôles habituels sont les suivants :
- Le responsable de la stratégie de contenu : en charge de superviser la stratégie de contenu globale, l’alignement sur les objectifs de votre organisation et l’orientation du processus de création de contenu.
- Les créateurs de contenu / rédacteurs : chargés de produire du contenu sur la base des notes d’information, des lignes directrices et des stratégies qui leurs sont fournies.
- Les éditeurs de contenu : jouent un rôle important dans la révision et le perfectionnement du contenu en termes de grammaire, de style et de cohérence, en veillant à ce que les normes de qualité et l’image de marque soient respectées.
- Les juristes / responsables de la conformité : essentiels pour garantir que le contenu réponde aux exigences juridiques et aux normes sectorielles, en particulier dans les secteurs réglementés.
- Les spécialistes du SEO : axés sur l’optimisation du contenu pour les moteurs de recherche en veillant à ce qu’il soit utile et bien classé.
- Les graphistes : créent des éléments visuels et multimédias qui améliorent et complètent le contenu écrit.
- Les content managers : supervisent les opérations de contenu, y compris la gestion des calendriers éditoriaux, en veillant à la livraison du contenu en temps voulu, en programmant la publication et en réalisant des audits de contenu.
- Les équipes marketing et communication : participent à la diffusion du contenu par les canaux appropriés et veillent à ce qu’il atteigne le public cible.
- Les analystes de données : chargés de mesurer la performance du contenu, de fournir des informations pour l’améliorer et de veiller à ce que le contenu atteigne les objectifs fixés.
- Les experts en la matière : fournissent des connaissances et une expertise approfondies sur des sujets spécifiques en veillant à ce que le contenu s’appuie sur des données factuelles.
Ces rôles et leurs responsabilités contribuent à créer un flux de travail structuré où chaque aspect de la gouvernance du contenu est géré méticuleusement, ce qui permet de créer des contenus à plus fort impact.
3. Modélisez vos workflows de contenu
La modélisation de vos workflows de contenu consiste à créer des processus détaillés, étape par étape, pour chaque type de contenu. Cela permet de rationaliser la production de contenu et d’en garantir la cohérence. Voici un échantillon de workflow pour un contenu habituel :
- L’idéation : séance de brainstorming au cours de laquelle l’équipe chargée du contenu génère des idées conformes à la stratégie.
- La recherche et collecte de données : collecte des informations, des données et des idées nécessaires pour étayer le contenu.
- L’aperçu du contenu : création d’un plan détaillé ou d’un dossier, définissant la portée et la structure du contenu.
- Le premier jet : le créateur de contenu rédige la première version en respectant les directives qui lui sont fournies.
- La relecture : une première relecture par un membre de l’équipe pour obtenir de premières réactions et suggestions.
- L’édition : un rédacteur de contenu affine le projet pour répondre efficacement aux objectifs stratégiques. Il travaille en étroite collaboration avec les rédacteurs pour améliorer la qualité du contenu.
- L’optimisation du SEO : un spécialiste du SEO examine le contenu, inclut des mots-clés pertinents et s’assure qu’il est adapté aux moteurs de recherche.
- Le contrôle juridique / de conformité : s’assurer que le contenu réponde à toutes les normes juridiques et réglementaires et vérifie l’attribution et les autorisations appropriées pour tout contenu de tiers.
- L’approbation finale du texte : le gestionnaire de contenu ou le responsable de la stratégie de contenu donne l’approbation finale pour la publication.
- La conception graphique et intégration multimédia : ajout d’images, d’infographies, de vidéos et d’autres éléments visuels pour améliorer le contenu.
- La programmation et publication du contenu : mise en ligne du contenu selon le calendrier éditorial.
- La distribution et la promotion : partage du contenu sur différents canaux, tels que les réseaux sociaux, les newsletters par e-mail, les plateformes de Sales Enablement, etc.
- L’analyse : suivi des indicateurs de performance d’engagement et analyse de la performance du contenu.
- Le feedback et itération : collecte des commentaires et des idées et ajustements au futurs contenus.
Ce workflow s’adapte à différents types de contenu, qu’il s’agisse de présentations, d’études de cas, de contenus de Sales Enablement, d’e-mails, de publications de blog, ou encore de vidéos promotionnelles. Il doit être adapté aux besoins spécifiques de votre organisation en matière de contenu.
4. Assurez le respect des lignes directrices et des normes
Pour garantir la création de contenu réellement qualitatif, il est important d’élaborer et de mettre en œuvre des lignes directrices et des normes de gouvernance solides. Elles orienteront tous les aspects de la création du contenu, de sa distribution et de son actualisation.
Ces lignes directrices doivent inclure un code typographique pour harmoniser le registre et la tonalité, des normes éditoriales pour l’exactitude et la clarté, et des lignes directrices de marque pour maintenir une image de marque cohérente. Des études révèlent qu’une image de marque reconnaissable peut renforcer l’engagement du public, et potentiellement augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise jusqu’à 23 % (EN). Cela démontre l’impact direct de la gouvernance du contenu sur les résultats financiers.
Les règles de conformité sont également importantes, en particulier pour les secteurs soumis à des réglementations spécifiques, afin de garantir le respect de la législation. En outre, les lignes directrices pour les best practices SEO aident à optimiser le contenu pour les moteurs de recherche, tandis que les normes d’accessibilité fournissent un contenu inclusif pour tous les publics.
Les normes devraient également porter sur l’utilisation des images et du multimédia, la citation des sources et l’équilibre entre le contenu promotionnel et le contenu de réflexion. En adhérant à ces lignes directrices et à ces normes, les organisations peuvent s’assurer que leur contenu ne reflète pas seulement les valeurs de leur marque, mais qu’il répond également aux besoins et aux attentes de leur public.
5. Produisez et partagez la documentation
Assurez-vous que vos politiques et procédures de gouvernance de contenu sont clairement documentées et faciles à trouver et à utiliser par les parties prenantes.
Plus précisément, la documentation doit porter sur les éléments suivants :
- L’introduction à la gouvernance de contenu
- Les rôles et responsabilités
- Les processus de création et de suivi
- Le code typographique et les lignes directrices de la marque
- Les normes juridiques et de conformité
- Les lignes directrices en matière d’accessibilité et SEO
- Les outils et les technologies
- Les indicateurs de performance (KPIs)
Conservez cette documentation dans un endroit centralisé et facilement accessible. Il est important que toutes les personnes concernées, depuis les créateurs de contenu jusqu’aux dirigeants, puissent la comprendre et l’utiliser. Mettez-la à jour régulièrement pour rester au fait des tendances du marché et des changements organisationnels.
6. Mesurez le succès : révisez, re-travaillez et améliorez le contenu
Les indicateurs de performance spécifiques à la gouvernance du contenu tels que l’utilisation du contenu, son exactitude, sa pertinence, sa cohérence, le feedback des utilisateurs, les erreurs et le retour sur investissement sont essentiels. Ils permettent de déterminer si le contenu répond aux normes et d’évaluer son efficacité à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation..
- L’utilisation du contenu : suivi de la fréquence d’utilisation de chaque élément de contenu, ce qui permet d’identifier les ressources sous-utilisées pouvant nécessiter une mise à jour ou un archivage.
- L’exactitude et la pertinence du contenu : évaluer l’actualité et l’exactitude du contenu, en s’assurant que toutes les informations sont à jour et que le contenu pertinent cible votre public.
- La cohérence du contenu : évaluer si le contenu des différentes plateformes conserve un ton, un style et une image de marque cohérents, ce qui est essentiel pour l’image de marque.
- Les commentaires et la satisfaction des utilisateurs : évaluer la réaction des parties prenantes internes (comme les équipes marketing ou commerciales) et des utilisateurs externes (comme les clients) à l’égard du contenu.
- Le taux d’erreurs dans le contenu publié : suivre la fréquence des erreurs dans le contenu publié, telles que les fautes de frappe, les informations incorrectes ou les liens brisés qui peuvent avoir un impact sur la confiance de l’utilisateur et sur la crédibilité.
- Le feedback des utilisateurs : collecter et analyser les commentaires des utilisateurs, les enquêtes ou les interactions directes avec les clients pour obtenir des informations qualitatives.
- L’analyse du retour sur investissement : évaluer le retour sur investissement en comparant les coûts de création du contenu et de promotion du contenu aux recettes ou à la valeur qu’il génère.
L’approche d’Highspot pour une gouvernance de contenu efficace
La gouvernance de contenu de Highspot vise à relever de nombreux défis. Elle fournit des outils d’intégration avancés pour le CMS, l’application des politiques, la détection des problèmes de gouvernance et l’audit. Cela permet de s’assurer que le contenu reste conforme aux politiques. Ainsi, les équipes collaborent, respectent les best practices, véhiculent un message cohérent et s’accordent sur les moyens de mesurer la valeur du contenu.
Dans le cas de Rimini Street, Highspot a joué un rôle essentiel pour relever les défis en matière de gouvernance de contenus. Au départ, Rimini Street a dû faire face à une gouvernance de contenus presque inexistante, ce qui a entraîné un certain désordre car n’importe qui pouvait télécharger du contenu, compliquant ainsi la gestion de 30 lignes de produits différentes. En collaboration avec Highspot, ils ont établi un solide cadre de gouvernance du contenu, définissant clairement les rôles, les responsabilités et les politiques en matière de publication et de maintenance du contenu. Ce partenariat stratégique leur a permis de rationaliser les ressources de contenu et les droits d’édition, ce qui a donné lieu à un système de gestion de contenu plus organisé, plus efficace et plus évolutif.
Mettez un terme à l’organisation chaotique de votre contenu dès maintenant
Pour les commerciaux, il est essentiel de disposer des bons outils et des bonnes informations pour réussir. Cependant, la gestion de multiples activités commerciales et de contenu destiné aux clients peut s’avérer une tâche décourageante. C’est là que le plan de gouvernance du contenu entre en jeu. Une stratégie de gouvernance de contenu bien planifiée fournit aux équipes de contenu les conseils nécessaires pour organiser et contrôler la création, la publication et la mise à jour de leur contenu. Cela permet de s’assurer que tout le contenu est à jour, précis et réellement utile. L’expérience utilisateur globale pour les acheteurs et les commerciaux s’en trouve ainsi améliorée.
Que vous soyez confronté à une organisation chaotique de votre contenu ou que vous cherchiez à rationaliser votre politique de gouvernance de contenu, Highspot vous propose les meilleurs outils pour répondre à vos besoins. Contactez-nous aujourd’hui pour obtenir une démo Highspot.
