Le guide de la planification des ventes et des opérations

Les prévisions bancales, les excédents de stocks et la communication fragmentée au sein de l’équipe vous submergent ? Vous n’êtes pas seul. C’est dans ces situations que l’importance de la planification des ventes et des opérations devient évidente.

Ce guide présente aux équipes commerciales les détails de la planification des ventes et des opérations. Il aborde les bonnes pratiques, les conseils sur l’optimisation de la planification des ventes et des opérations, les indicateurs de réussite, les défis courants et les fausses bonnes idées.

Qu’est-ce que la planification des ventes et des opérations ?

La planification des ventes et des opérations est un processus commun à plusieurs services qui permet aux entreprises de disposer de la quantité de produits nécessaire pour satisfaire les clients sans que des stocks supplémentaires ne s’accumulent. Le but de la planification des ventes et des opérations est d’aligner les opérations commerciales sur les objectifs à long terme.

Voici comment cela se passe :

• Processus de planification des ventes : les équipes utilisent généralement une plateforme d’analyse des ventes pour examiner en détail les ventes passées, les tendances du secteur et les campagnes marketing afin de prévoir les ventes futures de produits.
• Processus de planification des opérations : faire en sorte que les ressources, telles que les matières premières et les capacités de production, soient disponibles pour répondre à la demande prévue des clients.
• Rencontres et équilibrage : différents services collaborent pour résoudre des problèmes connexes, comme l’ajustement de la capacité des entrepôts ou l’élaboration de stratégies de gestion des risques en cas de perturbation de la chaîne d’approvisionnement. 90 % des personnes interrogées dans le cadre de l’enquête McKinsey (EN) déclarent vouloir renforcer la résilience et près des trois quarts d’entre elles prévoient d’augmenter le budget alloué aux actions liées à la résilience.
• Plan d’action : finaliser et mettre en œuvre un plan de production détaillé.

La planification des ventes et des opérations est devenue plus qu’un simple processus de planification intégrée des activités. C’est un mode de vie pour les organisations matures – une culture essentielle pour s’adapter rapidement aux changements du marché. En incluant l’exécution des ventes et des opérations, la planification des ventes et des opérations permet de relever les défis à court terme et de ne pas perdre de vue les objectifs à long terme, ce qui en fait une stratégie d’entreprise complète.

Trois composantes de la planification des ventes et des opérations

La réussite de la planification des ventes et des opérations repose sur les personnes, la technologie et les processus. Les personnes doivent collaborer. La technologie, y compris les systèmes ERP et l’IA, garantit l’exactitude des prévisions. Le processus est une approche structurée et systématique qui va de la collecte des données à l’action. Chaque composante contribue à une meilleure prise de décision.

Le personnel

Pour que la planification des ventes et des opérations fonctionne, il faut des employés issus de tous les services, y compris les ventes, la finance, les opérations et la chaîne d’approvisionnement. Cette équipe transversale apporte des points de vue et des compétences différents. Pour que la planification des ventes et des opérations soit couronnée de succès, il faut un leadership engagé, des fonctions claires et une culture de collaboration et de confiance.

Pour souligner le caractère évolutif de la planification des ventes et des opérations en tant qu’élément du travail : 70 % des professionnels de la vente (EN) déclarent aujourd’hui que la planification des ventes et des opérations est un élément clé de leurs responsabilités professionnelles. Cette évolution témoigne de la reconnaissance croissante de la valeur de la planification des ventes et des opérations au-delà des fonctions opérationnelles traditionnelles et de son importance dans la planification et l’exécution.

Les fonctions liées à la planification des ventes et des opérations sont :

• Président Directeur Général
• Directeur commercial
• Responsable marketing
• Gestionnaire de la demande
• Directeur des opérations
• Responsable de la chaîne d’approvisionnement

Technologie

Les logiciels et technologies de la planification des ventes et des opérations permettent d’effectuer des tâches telles que l’analyse des données en temps réel et les prévisions et la planification en cas d’incertitude. Cela inclut les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), qui combinent diverses activités commerciales en un seul système, et les tableaux de bord alimentés par l’IA pour aider à prédire les tendances futures.

Processus

Le processus guide la planification des ventes et des opérations du début à la fin. Il comprend toutes les étapes, de la collecte et de l’analyse des données à la stratégie et à la mise en œuvre. Le processus doit s’adapter aux changements tout en assurant la stabilité.

Pourquoi une bonne exécution de la planification des ventes et des opérations est importante

Un processus de planification des ventes et des opérations bien exécuté permet de mieux gérer les complexités de l’entreprise. Il s’agit de la première ligne de défense contre les difficultés, qu’il s’agisse de surplus de stocks ou d’opportunités de vente manquées. L’intégration de l’exécution des ventes et opérations à la planification des ventes et des opérations permet d’équilibrer les tactiques à court terme et les objectifs à long terme, contribuant ainsi à améliorer la productivité des ventes.

Michael Youssef, directeur principal de l’analyse chez Gartner, souligne l’importance de la planification des ventes et des opérations (EN) et explique : « La planification des ventes et des opérations est le processus transversal le plus important et le plus critique. Si cette planification est réalisée correctement, elle permet d’obtenir des résultats significatifs, notamment une augmentation du chiffre d’affaires et de la rentabilité ». Cela souligne l’importance d’une planification des ventes et des opérations intégrée.

En l’absence de processus de planification des ventes et des opérations, les entreprises sont confrontées à toute une série de perturbations, allant de désagréments mineurs à des échecs importants. Ces perturbations peuvent se manifester sous la forme de surplus de stocks, de problèmes de ressources, d’opportunités de vente manquées en raison d’un mauvais alignement de la production et de la demande, d’une prise de décision cloisonnée ou d’une incapacité à s’adapter, ce qui se traduit par une perte d’avantage concurrentiel et de recettes potentielles.

En fin de compte, la planification des ventes et des opérations est plus qu’un simple processus de planification ; c’est un outil de gestion d’entreprise qui permet d’éviter les coûts opérationnels excessifs et les répercussions sur les revenus et la rentabilité. Cette importance est confirmée par les tendances actuelles en matière de numérisation, qui font de la capture du signal de la demande le prochain défi de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Selon des études récentes de McKinsey (EN), les deux principales priorités en matière d’investissements numériques sont la planification de la demande et de l’offre, citées respectivement par 74 % et 69 % des personnes interrogées. Cette évolution vers la numérisation souligne le rôle essentiel de la planification des ventes et des opérations dans l’adaptation et l’anticipation des demandes du marché.

Principaux avantages de la planification des ventes et des opérations

La performance et la culture d’une entreprise témoignent d’un processus de planification des ventes et des opérations de qualité. Si une entreprise connaît une croissance et ses employés et ses clients sont satisfaits, c’est un bon indicateur d’un processus de planification des ventes et des opérations sain et optimisé.

Les principaux avantages de la planification des ventes et des opérations sont les suivants :

1. Prise de décision éclairée

La planification des ventes et des opérations aide les entreprises à prendre des décisions éclairées en matière d’offre et de demande de produits. Cela permet d’équilibrer les stocks en fonction des besoins du marché. Par exemple, un détaillant peut ajuster ses commandes en fonction des prévisions saisonnières afin d’éviter d’avoir trop de stocks.

2. Processus rationalisés

En rendant les opérations plus efficaces, la planification des ventes et des opérations réduit le gaspillage et accélère les cycles de production et les cycles de vente. Un fabricant peut rationaliser sa chaîne de production pour répondre à une demande accrue et garantir une livraison dans les délais à chaque période de vacances.

3. Transparence et collaboration transversale

En améliorant la communication entre les services, la planification des ventes et des opérations permet d’atteindre des objectifs communs. Par exemple, les services marketing et production peuvent collaborer sur les lancements de produits afin de s’assurer que la disponibilité s’aligne sur les activités promotionnelles.

4. Meilleures prévisions de ventes et de budget

Des prévisions de ventes et une planification financière précises aident les entreprises à se préparer à la croissance future. Une entreprise peut utiliser la planification des ventes et des opérations pour ajuster ses prévisions budgétaires et son fonds de roulement en fonction d’une augmentation anticipée de la demande.

5. Gestion améliorée des stocks

Une planification rigoureuse aide les entreprises à ajuster les niveaux de stocks afin de réduire le plus possible le risque de surplus ou de pénurie de production, en particulier lorsqu’elles anticipent le lancement d’un nouveau produit.

6. Amélioration du processus de gestion du cycle de vie des produits

La planification des ventes et des opérations fournit aux équipes des informations sur les lancements de produits importants et les décisions relatives à la gestion de la fin de vie des produits. Par exemple, un fournisseur de technologie peut utiliser la planification des ventes et des opérations pour organiser le retrait progressif d’une ancienne version afin d’assurer une transition en douceur et une pertinence sur le marché.

7. Amélioration du service à la clientèle

En répondant à la demande générale, la planification des ventes et des opérations permet d’accroître la satisfaction (EN) et la fidélité des clients. Un détaillant peut utiliser les informations de la planification des ventes et des opérations pour s’assurer que les articles les plus populaires soient toujours en stock.

8. Rentabilité

L’optimisation des ventes et la réduction des coûts de fabrication et de livraison boostent le résultat net. Une entreprise peut définir des possibilités de réduction des coûts dans sa chaîne d’approvisionnement, ce qui lui permet d’augmenter ses marges bénéficiaires.

Optimisation de la planification des ventes et des opérations

Le chemin vers l’optimisation de la planification des ventes et des opérations passe par des étapes, allant de processus de planification basiques et désordonnés à des processus de planification plus épurés. Les entreprises tactiques réagissent de manière peu coordonnée. Au fil du temps, elles adoptent des processus formels, améliorent la collaboration et définissent les fonctions. Enfin, les entreprises stratégiques planifient et réagissent avec agilité.

Une étude récente de Gartner (EN) met en lumière une difficulté importante dans cette progression : 27 % des personnes interrogées indiquent que leur horizon de planification est inférieur à 12 mois, et 62 % ont un horizon de planification inférieur à 18 mois. Cet accent mis sur la planification à court terme conduit à des plans tactiques plutôt qu’à des discussions et décisions stratégiques lors des réunions sur la planification des ventes et des opérations, ce qui limite la capacité à anticiper et à se préparer aux besoins futurs. Des décisions telles que l’extension de la capacité des entrepôts ou la négociation de volumes contractuels avec les fournisseurs requièrent une vision à long terme, bien au-delà d’un horizon de 12 mois. Pour croître et être compétitives, les entreprises doivent aller au-delà de la planification à court terme, trop courante.

Comment faire évoluer votre planification des ventes et des opérations

Il est important pour les entreprises actives dans des secteurs où les chaînes d’approvisionnement sont complexes, la demande changeante et la concurrence intense de disposer d’un processus de planification des ventes et des opérations optimisé. Pour améliorer votre processus de planification, tenez compte des suggestions suivantes. Elles vous aideront à passer des étapes de base aux étapes avancées du processus.

• Améliorez la communication : il est naturel que les services travaillent en vase clos, en se concentrant sur leurs propres besoins immédiats. Commencez par améliorer la façon dont les services communiquent entre eux et cherchez des outils qui automatisent les tâches simples.
• Collaborez : une fois que vous avez commencé à discuter, travaillez ensemble à la planification transversale. Utilisez des outils qui permettent à chacun de partager facilement des informations.
• Intégrez des plans : lorsque les ventes et les opérations commencent à travailler ensemble, utilisez des outils qui vous aident à combiner vos plans. Fixez des objectifs que tout le monde comprend et peut atteindre.
• Connectez tout : la planification doit inclure tout le monde, même vos fournisseurs. Partagez les tendances du marché et les analyses prédictives en temps réel pour améliorer les prévisions et l’affectation des ressources.
• Intégrez des technologies plus avancées : enfin, utilisez des technologies avancées telles que l’IA pour que votre processus de planification soit fondé sur des données et axé sur l’avenir. Cela permet à l’organisation de compléter ou de remplacer les mesures réactives par une planification à long terme avant une inversion de la courbe.

L’objectif est de mettre en place une planification des ventes et des opérations totalement intégrée, utilisant les données et la technologie pour prendre des décisions intelligentes. L’optimisation permet aux organisations de passer de la réaction aux problèmes immédiats à la planification pour l’avenir.

Dans certains cas, il est acceptable de maintenir une position plus réactive et moins optimisée en matière de planification des ventes et des opérations. Pour les petites entreprises, les start-ups ou les sociétés présentes sur des marchés stables avec des produits simples, le besoin d’un processus de planification des ventes et des opérations sophistiqué n’est peut-être pas urgent. Ces entreprises bénéficient de la flexibilité et de la capacité à répondre rapidement aux difficultés sans avoir à se soucier d’une planification complexe. Cependant, il est important de reconnaître les signes de croissance ou les changements de marché qui nécessitent un changement vers une planification des ventes et des opérations plus mature.

Processus de planification des ventes et des opérations

Le processus de planification des ventes et des opérations aide les responsables de la chaîne d’approvisionnement à équilibrer l’offre et les besoins des clients. Il leur permet d’ajuster l’exécution des ventes et des opérations, de maintenir des stocks appropriés, de lancer de nouveaux produits, d’écouler progressivement les anciens, de réaliser des investissements judicieux et d’atteindre les objectifs fixés.

Examinons les étapes du processus de planification des ventes et des opérations :

Collecte de données sur les produits

Cette première étape implique la collecte et l’analyse de données. Les équipes de recherche et développement (R&D), de développement de produits et de marketing examinent les tendances du marché, les performances des produits et les lancements de produits à venir afin de prédire les ventes futures. Cette étape pose les bases de l’alignement de la planification des produits sur les attentes du marché.

Planification de la demande

La planification de la demande permet de prévoir les besoins à partir des données fournies par le marketing, les ventes et les tendances externes. Cette prévision vise à créer un consensus sur la demande future. Elle tient compte des données historiques, des tendances du marché et des modèles prédictifs.

Planification de la production et de l’approvisionnement

Un plan d’approvisionnement est créé en synchronisation avec les prévisions de la demande définies. L’objectif est d’aligner les opérations de distribution, de fabrication et d’approvisionnement sur les prévisions de la demande. Il s’agit de planifier les inconnues, notamment les contraintes de capacité et les variations de la demande.

Réunion préalable à la planification des ventes et des opérations (conciliation des plans)

Les réunions préalables à la planification des ventes et des opérations permettent d’aligner les plans relatifs aux produits, à la demande, à l’offre et aux finances. Ces réunions ont pour but d’identifier les lacunes ou les divergences importantes dans les plans et d’élaborer des stratégies à cet égard. Cet examen commun permet de s’assurer que tous les services sont alignés et préparés pour la réunion de la direction sur la planification des ventes et des opérations.

Réunion de la direction

La réunion de la direction sur la planification des ventes et des opérations est le point culminant du processus de planification, où les hauts responsables examinent toutes les propositions. Cette étape met l’accent sur la prise de décision, les discussions étant guidées par des scénarios de simulation et d’évaluation des risques. Les dirigeants résolvent les questions en suspens et veillent à ce que les objectifs de l’entreprise soient atteints.

Cette réunion débouche sur l’approbation du plan d’offre et de demande à mettre en œuvre.

Mise en œuvre

Une fois approuvés par l’équipe de la direction, les plans stratégiques sont mis en œuvre. Cela implique une coordination entre les services et un suivi permanent des indicateurs clés de performance.

Conseils et bonnes pratiques en matière de planification des ventes et des opérations

La planification des ventes et des opérations nécessite une coordination entre les services de l’entreprise, chacune ayant des défis et des contributions qui lui sont propres. Les best practices suivantes servent de guide pour coordonner les efforts et réduire les frictions.

1. Favoriser une culture qui encourage la planification des ventes et des opérations

Faites de la planification des ventes et des opérations un élément central de votre activité, guidé par la direction et adopté par tous les employés. Il est essentiel à la réussite financière. Pour que cette planification prospère, il est essentiel d’instaurer une culture fondée sur une communication claire, la collaboration et l’amélioration continue. Des réunions régulières, des outils partagés (EN) et de la documentation doivent faire partie des pratiques courantes.

2. Affiner le processus d’exécution des ventes et des opérations

Améliorez continuellement le processus de planification des ventes et des opérations en analysant les résultats, en sollicitant un retour d’information et en mettant en œuvre les changements nécessaires. Il peut s’agir de rationaliser les méthodes de collecte des données ou d’adopter de nouveaux outils pour intégrer les prévisions de vente à la planification des stocks et de la production.

3. Déployer la formation transversale entre les services

Mettez en œuvre des programmes de formation complets qui favorisent la compréhension du processus de planification des ventes et des opérations dans tous les services. Votre plateforme de formation pourrait inclure des ateliers sur l’analyse des données, les techniques de prévision et la manière dont les différentes fonctions contribuent au processus de planification des ventes et des opérations, afin que chacun comprenne les effets de ses actions sur les performances globales de l’entreprise.

4. Inclure toutes les parties prenantes internes

La planification des ventes et des opérations élimine les cloisonnements organisationnels. En reliant l’expertise des ventes, de la finance, du marketing, de la chaîne d’approvisionnement, des achats et de la production, la planification des ventes et des opérations devient un outil puissant qui permet à l’ensemble de l’entreprise de se concentrer sur des objectifs communs.

5. Assurer l’alignement des ventes et des opérations sur la stratégie de l’entreprise

Les objectifs de l’entreprise l’emportent sur les objectifs des services. Pour maintenir l’alignement, il convient de réévaluer et d’affiner régulièrement les plans de vente et des opérations. L’organisation de sessions d’alignement trimestrielles permet de s’assurer que les prévisions de ventes et les capacités de production correspondent aux objectifs à long terme de l’entreprise. Ces sessions facilitent l’examen et l’ajustement en tant que pratique courante.

6. Attribuer des responsabilités

Désignez un champion ayant une connaissance approfondie de l’entreprise. Il doit avoir une vue d’ensemble des ventes, des opérations, de la finance et de la chaîne d’approvisionnement afin de superviser la continuité de la planification des ventes et des opérations. En général, un directeur des opérations, un chef des opérations ou un manager spécialisé est bien placé pour assumer cette fonction.

7. Tenir des registres

Veillez à ce que les données soient toujours à jour et surveillez les indicateurs de performance et les indicateurs clés de performance chaque semaine afin d’identifier toute tendance négative nécessitant des mesures correctives. Il est essentiel de tenir un registre complet de toutes les réunions, décisions et conclusions en matière de planification des ventes et des opérations. Ces registres doivent être disponibles pour éclairer la planification, les performances et la responsabilité futures.

8. Obtenir l’adhésion de la direction

Assurez-vous que vos hauts responsables vous soutiennent. Le soutien de la direction facilite l’accès aux ressources, à l’autorité et à la visibilité. Cela permet également de faire en sorte que la planification des ventes et des opérations s’aligne sur les objectifs de l’entreprise.

Démystifier les idées reçues sur la planification des ventes et des opérations

La planification des ventes et des opérations est souvent entourée de mythes qui découragent les entreprises. L’opportunité de dissiper ces mythes est possible lorsqu’une entreprise comprend la véritable intention et les valeurs de la planification. Nous allons clarifier quelques idées reçues les plus répandues :

La planification des ventes et des opérations est inutile

Nombreux sont ceux qui considèrent la planification des ventes et des opérations comme un élément optionnel plutôt que comme une nécessité. Pourtant, elle garantit que tous les services progressent dans la même direction, en alignant les objectifs de l’entreprise sur sa capacité opérationnelle.

La planification des ventes et des opérations n’est rien de plus qu’un examen des données antérieures

La planification des ventes et des opérations implique l’examen des performances passées, mais c’est bien plus qu’un simple examen des données antérieures. En vérité, les données antérieures sont utilisées pour prédire les besoins futurs en matière de demande et d’offre. Cela permet d’anticiper les évolutions du marché, d’ajuster les stratégies commerciales (EN) et de garder une longueur d’avance sur les concurrents.

Des priorités à court terme

Cette idée reçue découle d’une focalisation sur les problèmes immédiats plutôt que sur la planification stratégique à long terme. Le court terme n’est pas l’objectif de la planification des ventes et des opérations.

Malgré l’importance de la planification des ventes et des opérations, de nombreuses entreprises se concentrent encore sur la planification à court terme. Cela peut limiter la capacité à prendre des décisions qui nécessitent des délais plus longs, comme le développement et le lancement de nouveaux produits. En adoptant une approche à plus long terme, les entreprises peuvent tirer parti de cette planification pour aller au-delà des besoins opérationnels immédiats, en l’utilisant pour prendre des décisions qui garantissent le succès et la durabilité à long terme.

La planification des ventes et des opérations est difficile à gérer

Bien que la planification des ventes et des opérations puisse sembler intimidante en raison de son caractère transversal et de la nécessité d’une planification détaillée, elle est loin d’être impossible à gérer. Le secret réside dans l’équipe, les outils et l’engagement des dirigeants. Réduisez la complexité grâce à la communication, à des processus structurés et à des cycles de révision réguliers.

Problèmes courants de la planification des ventes et des opérations et comment les surmonter

Certes, la planification des ventes et des opérations n’est pas sans difficultés. Elle est plus complexe que beaucoup d’autres processus d’entreprise. Cependant, la compréhension de ces difficultés permet de les surmonter. Voici deux problèmes courants et les bonnes pratiques pour les résoudre :

• Surmonter les contraintes de temps : le processus de planification des ventes et des opérations peut prendre énormément de temps, souvent au détriment d’autres tâches. Cela est souvent dû à des données insuffisantes, inexactes ou indisponibles, ainsi qu’à des problèmes de processus. Pour y remédier, automatisez la collecte des données dans la mesure du possible. Ne submergez pas l’équipe avec une infinité d’indicateurs clés de performance et d’autres indicateurs. Simplifiez le processus en vous concentrant sur ceux qui ont une véritable incidence sur les résultats de l’entreprise. Réévaluez régulièrement le processus afin d’identifier et de supprimer les étapes redondantes.
• Combler le fossé entre les services : la planification des ventes et des opérations associe de nombreuses personnes issues de différents services, ce qui entraîne parfois des tensions dues à des objectifs contradictoires ou à des malentendus. Pour y remédier, il convient d’instaurer une culture de collaboration respectueuse des différences. Mettez en œuvre des programmes de formation transversaux pour aider les services à comprendre les tâches et les défis de chacun. Faites appel à des animateurs neutres pour faciliter la médiation des réunions et veiller à ce que tous les points de vue soient pris en considération et valorisés.

Mesurer le succès de la planification des ventes et des opérations

Le suivi et l’évaluation sont fondamentaux pour tout processus, y compris la planification des ventes et des opérations. Sans indicateurs de performance, il n’y a pas de moyen clair d’identifier les domaines d’amélioration ou de justifier l’investissement dans le processus. Voici comment vous pouvez évaluer l’incidence et le succès de vos efforts en matière de planification des ventes et des opérations :

• Satisfaction des clients : utilisez des enquêtes et des outils de retour d’information pour évaluer les niveaux de satisfaction des clients avant et après la mise en œuvre de la planification des ventes et des opérations. Une augmentation de la satisfaction indique une meilleure adéquation entre la disponibilité des produits et la demande des clients.
• Coûts liés aux stocks : contrôlez les niveaux de stock et les coûts associés, tels que le stockage et l’obsolescence. Un processus de planification des ventes et des opérations réussi devrait permettre d’optimiser les niveaux de stocks et de réduire les surplus de stocks et les coûts associés.
• Ventes : suivez de près les performances et la productivité des ventes. Un processus de planification des ventes et des opérations devrait permettre de réduire les ruptures de stock et d’augmenter les ventes.
• Alignement des opérations et des objectifs de l’entreprise : vérifiez régulièrement à quel niveau les activités et les résultats opérationnels se situent par rapport aux objectifs stratégiques de l’ensemble de l’organisation. Le succès de la planification des ventes et des opérations signifie que les opérations sont alignées sur la vision et les objectifs à long terme de l’entreprise, ce qui conduit à une prise de décision plus cohérente et plus stratégique.

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Se lancer dans la planification des ventes et des opérations ne doit pas être décourageant. Il s’agit de travailler en équipe, de rester proactif et de toujours chercher à améliorer les choses. L’utilisation des technologies numériques est essentielle à une planification solide de la chaîne d’approvisionnement.

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